Signature dans le nouvel Outlook pour Windows : la récupérer et la centraliser

Pourquoi ma signature a-t-elle disparu dans le nouvel Outlook ?

Outlook classique enregistre chaque signature sous forme de trois fichiers (.htm, .rtf et .txt) dans le profil Windows de l'utilisateur, avec un dossier pour les images. Le nouvel Outlook ne lit pas ces fichiers. Il affiche uniquement les signatures enregistrées dans la boîte aux lettres Microsoft 365 du compte.

Depuis la version 2303, Outlook classique copie automatiquement dans la boîte aux lettres les signatures définies par défaut pour les nouveaux messages et pour les réponses et transferts. Ces signatures-là réapparaissent dans le nouvel Outlook. Les autres restent sur le poste, sous « Signatures sur cet appareil », et ne suivent pas l'utilisateur : c'est pourquoi une partie des signatures semble s'être volatilisée à la bascule.

Troisième cas fréquent : la signature était déposée par une GPO ou un script de connexion. Le nouvel Outlook n'ayant jamais lu ces fichiers, la signature n'y a tout simplement jamais existé.

Où le nouvel Outlook stocke-t-il la signature ?

Dans la boîte aux lettres, dans le nuage. Microsoft appelle ce mécanisme les signatures itinérantes (roaming signatures) : une signature créée sur un appareil est disponible sur tous les appareils où le même compte est configuré, sans la recréer.

Les signatures itinérantes ont trois limites à connaître :

• Boîtes Microsoft 365 uniquement. Les comptes hébergés sur Exchange sur site, chez un fournisseur tiers ou configurés en POP ou IMAP ne synchronisent pas leur signature.
• Un réglage par utilisateur. Chaque personne crée et modifie sa propre signature ; l'administrateur n'a aucun moyen natif de la lui imposer ou de la mettre à jour.
• Fin des outils qui écrivaient dans l'ancien format. Microsoft précise que les compléments tiers de synchronisation de signatures, qui reposaient sur des structures de données non publiées d'Outlook, ne fonctionnent plus.

Pour une organisation, les signatures itinérantes règlent donc la cohérence entre les appareils d'une même personne, mais pas la cohérence entre les employés.

Outlook classique ou nouveau : qu'est-ce qui change pour la signature ?

Qu'est-ce qui cesse de fonctionner avec le nouvel Outlook ?

Trois méthodes répandues de gestion des signatures deviennent inopérantes dans le nouvel Outlook :

• La GPO et les scripts de connexion. Ils copient des fichiers dans %APPDATA%\Microsoft\Signatures et écrivent les valeurs NewSignature et ReplySignature dans le registre. Le nouvel Outlook ne lit ni l'un ni l'autre. Le détail de cette méthode et de ses limites est dans le guide signature Outlook par GPO.
• Les compléments COM et VSTO. Microsoft indique qu'ils ne sont pas pris en charge dans le nouvel Outlook pour Windows et qu'ils continuent de fonctionner seulement dans Outlook classique. Lors de l'importation des paramètres, Outlook installe à leur place l'équivalent web lorsque l'éditeur en publie un.
• Les outils qui modifiaient la signature locale. Tout logiciel qui générait les fichiers de signature du poste n'a plus d'effet sur ce que l'utilisateur voit dans le nouvel Outlook.

Les compléments web, eux, fonctionnent sans modification : c'est le même modèle que dans Outlook sur le web, sur Mac et sur mobile.

Comment récupérer sa signature dans le nouvel Outlook ?

Pour un utilisateur isolé, la marche à suivre est courte :

1. Ouvrez Paramètres, puis Comptes et Signatures.
2. Si plusieurs comptes sont configurés, choisissez celui auquel la signature s'applique.
3. Vérifiez si la signature y figure déjà : c'est le cas si elle était définie par défaut dans Outlook classique à jour.
4. Sinon, sélectionnez Ajouter une signature, nommez-la et recréez-la. Pour gagner du temps, ouvrez l'ancien fichier .htm du dossier Signatures dans un navigateur et copiez son contenu.
5. Cochez les cases pour l'appliquer aux nouveaux messages ainsi qu'aux réponses et transferts.

Attention au copier-coller : les images collées sont souvent intégrées au message plutôt qu'hébergées, ce qui les fait apparaître en pièce jointe chez le destinataire. Voir logo de signature Outlook qui ne s'affiche pas.

À l'échelle d'une organisation, cette méthode ne tient pas : elle suppose que chaque employé recrée sa signature correctement, puis la mette à jour à chaque changement de titre, de numéro ou de logo.

Quand le nouvel Outlook devient-il obligatoire ?

Microsoft ne donne pas de date dans sa documentation. La page Étapes de la migration vers le nouvel Outlook pour Windows (Microsoft Learn, mise à jour le 23 février 2026) découpe la migration en trois étapes et s'engage sur un préavis, mais elle ne fixe aucune date pour le passage au retrait volontaire ni à la bascule définitive. Voici ce qu'elle établit :

Microsoft ajoute qu'elle utilisera les canaux habituels pour publier un « avis de changement perturbateur » 12 mois avant le passage à l'opt-out et au cutover dans les anneaux de production. L'étape qui s'applique à votre locataire s'annonce donc dans le Centre de messages Microsoft 365, pas dans cette page. Quant à Outlook classique, les installations existantes, sous licence perpétuelle ou par abonnement, restent prises en charge au moins jusqu'en 2029.

Conséquence pratique : un parc peut faire cohabiter Outlook classique et le nouvel Outlook pendant plusieurs années. La méthode de signature retenue doit donc fonctionner dans les deux.

Ce que le calendrier change pour les signatures

• Une signature par GPO ou par script cesse d'agir poste par poste. Elle fonctionne tant que l'utilisateur reste dans Outlook classique ; dès qu'il passe au nouvel Outlook — de son propre chef à l'étape 1, par défaut à l'étape 2 — elle disparaît de ses messages (voir ce qui cesse de fonctionner). Une migration progressive laisse donc, pendant des mois, des employés avec la signature de l'organisation et d'autres sans.
• Les signatures itinérantes ne changent pas de nature. Dans le nouvel Outlook, la signature vit dans la boîte aux lettres Microsoft 365 et reste un réglage par utilisateur. Pour désactiver les signatures itinérantes sur Outlook sur le web et le nouvel Outlook, Microsoft prévoit le paramètre PostponeRoamingSignaturesUntilLater ; le détail est dans le guide sur Set-MailboxMessageConfiguration qui ne pose plus la signature.
• Microsoft recommande aux éditeurs de signatures de passer par des compléments basés sur les événements. Le complément ATOM Signatures en est un : il insère la signature à l'ouverture du message avec setSignatureAsync (Outlook choisit l'emplacement) dans le nouvel Outlook comme dans Outlook classique, sans dépendre de l'étape où se trouve votre organisation.

Comment imposer la même signature à tous dans le nouvel Outlook ?

La seule méthode centralisée compatible avec le nouvel Outlook est le complément web basé sur les événements. Son événement OnNewMessageCompose se déclenche à l'ouverture d'un nouveau message, d'une réponse ou d'un transfert ; le complément insère alors la signature de l'organisation. D'après la documentation Microsoft Learn, cet événement est pris en charge dans le nouvel Outlook et Outlook classique pour Windows, Outlook sur le web, Outlook pour Mac, iOS et Android. C'est ce qui permet de gérer les signatures Outlook 365 de toute l'organisation, nouvel Outlook compris.

Deux conditions s'appliquent :

• Déploiement par l'administrateur. Microsoft précise qu'un complément basé sur les événements ne se lance automatiquement que s'il est déployé depuis le centre d'administration Microsoft 365, dans Applications intégrées. Voir déployer une signature Outlook pour toute l'organisation.
• Surfaces de rédaction standard. Dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web, l'activation par événement vise les fenêtres de message standard ; elle peut ne pas se déclencher sur des surfaces particulières, comme une réponse à une invitation avec note.

Avec cette architecture, la signature est construite à partir de l'annuaire (données Microsoft Graph), ciblée par groupe Microsoft 365, utilisateur individuel ou boîte partagée, et mise à jour une seule fois pour tout le monde. Le complément s'exécute dans Outlook : le courriel n'est jamais routé par un serveur tiers.

Liste de vérification TI avant la migration

1. Inventoriez la méthode actuelle de déploiement des signatures : GPO, script, complément COM, complément web ou saisie manuelle.
2. Vérifiez que les boîtes aux lettres sont hébergées dans Microsoft 365, condition des signatures itinérantes.
3. Remplacez la GPO et les compléments COM par un complément web basé sur les événements.
4. Déployez le complément de façon centralisée depuis le centre d'administration Microsoft 365, dans Applications intégrées.
5. Testez la signature avec un groupe pilote dans le nouvel Outlook, Outlook classique, Outlook sur le web et sur mobile.
6. Surveillez le Centre de messages Microsoft 365 pour connaître la date où le nouvel Outlook deviendra l'expérience par défaut dans votre organisation.

À lire aussi : la signature absente ou mal placée dans une réponse.

Questions fréquentes

Sources

• Microsoft Learn — Étapes de la migration vers le nouvel Outlook pour Windows (mis à jour le 23 février 2026) : learn.microsoft.com
• Microsoft Support — Signatures itinérantes dans Outlook : support.microsoft.com
• Microsoft Learn — Activer des compléments avec des événements (mis à jour le 1er septembre 2026) : learn.microsoft.com
• Microsoft Learn — Migrer des compléments COM vers des compléments web : learn.microsoft.com
• Microsoft Support — Ajouter et modifier une signature dans Outlook : support.microsoft.com

Sources consultées le 17 septembre 2026 ; calendrier de bascule revérifié le 3 novembre 2026.