ATOM Signatures applique la signature officielle de votre organisation sur chaque courriel envoyé depuis Outlook, dans tout Microsoft 365 (anciennement Office 365). Vous composez la signature une fois dans une console, vous la ciblez par groupe, et le complément Outlook l'insère de lui-même, sur ordinateur, sur le web et sur mobile. Le courriel, lui, ne quitte jamais Microsoft 365.
Essayez-le sur votre propre tenant Microsoft 365. La configuration se fait depuis un compte administrateur, sans rien installer sur les postes.
Pas encore décidé ? Voir le fonctionnement en quatre étapes, plus bas sur cette page.
Pourquoi la gestion native des signatures Microsoft 365 atteint-elle vite ses limites ?
Microsoft 365 ne propose pas de gestion centralisée des signatures dans Outlook. Les méthodes natives fonctionnent pour un cas simple, puis se heurtent aux mêmes obstacles dès que l'organisation grandit :
- Une signature par utilisateur. Chaque employé règle la sienne dans Outlook, et les versions divergent : titres périmés, logos déformés, mentions manquantes. Le nouvel Outlook a en plus changé l'endroit où elles sont stockées. Voir la signature dans le nouvel Outlook.
- GPO et scripts de connexion : Windows seulement. Une stratégie de groupe prépare une signature dans Outlook classique pour Windows, mais laisse le web, le Mac et le mobile de côté. Voir la signature Outlook par GPO.
- Règles de transport Exchange : une signature que l'expéditeur ne voit pas. Elle est ajoutée sur le serveur après l'envoi : absente des Éléments envoyés, souvent mal rendue pour les images, et ajoutée de nouveau à chaque réponse. Voir la signature par règle de transport.
- Mobile. Outlook sur iPhone et Android garde sa propre signature, réglée appareil par appareil et souvent réduite à du texte brut. Voir la signature Outlook sur Mac et mobile.
Le détail de chaque méthode, avec ses étapes, se trouve dans le guide des signatures courriel Microsoft 365.
Comment fonctionne la gestion des signatures Outlook 365 avec ATOM ?
En quatre étapes, sans projet informatique lourd : connecter Microsoft 365, composer vos signatures, déployer le complément, puis laisser chaque courriel partir signé :
- Connectez Microsoft 365. Un administrateur autorise un accès en lecture seule à l'annuaire, par Microsoft Entra.
- Composez vos signatures. Dans l'éditeur visuel, avec des champs dynamiques (nom, titre, téléphone) et un ciblage par groupes.
- Déployez le complément. Une seule fois, pour toute l'organisation, depuis le centre d'administration Microsoft 365 (Applications intégrées). Rien à installer côté utilisateur.
- C'est signé, partout. Chaque courriel part avec la bonne signature, insérée à la composition. Les employés n'ont rien à faire.
Après le déploiement, Microsoft peut prendre jusqu'à 24 heures pour propager le complément (jusqu'à 72 heures sur mobile). La marche à suivre complète est dans la documentation.
Côté client, pas côté serveur
Il existe deux façons d'ajouter une signature : la poser dans Outlook pendant la rédaction (côté client), ou la faire ajouter par un serveur relais après l'envoi (côté serveur). ATOM Signatures est un outil côté client : le complément insère la signature dans le brouillon, et l'expéditeur la voit avant d'envoyer, puis dans ses Éléments envoyés.
Ce qui ne change pas dans votre flux de courriel
ATOM Signatures n'est pas un relais de messagerie. Il n'y a ni connecteur sortant, ni règle de transport Exchange, ni changement d'enregistrement MX : le courriel ne quitte jamais Microsoft 365. Le corps et l'objet de vos courriels ne sont jamais transmis à ATOM. Seuls les liens de la signature et des bannières passent par notre domaine pour compter les clics, et ce suivi se désactive dans les Paramètres.
Ce qui n'est pas couvert
Le compromis est réel, et mieux vaut le connaître avant de choisir :
- Les courriels envoyés hors d'Outlook ne reçoivent pas la signature : applications métier ou tierces qui envoient en SMTP direct, imprimantes multifonctions, appareils non gérés, clients de messagerie autres qu'Outlook.
- Exchange sur site n'est pas pris en charge : il faut des boîtes Exchange Online.
- Sur mobile, la signature est insérée à la composition, mais elle n'est pas contrôlée de nouveau à l'envoi, et la signature interne ou externe n'y change pas selon les destinataires.
Pour comparer les deux architectures en détail : signature côté client ou côté serveur.
Fonctionnalités de gestion des signatures
Déploiement centralisé
Un consentement administrateur et un déploiement du complément suffisent pour toute l'organisation. La signature s'applique ensuite d'elle-même dans Outlook sur Windows (classique et nouvel Outlook), sur le web, sur Mac, sur iPhone et sur Android.
Ciblage par groupes, personnes et boîtes partagées
Chaque département a sa signature, attribuée par groupe Microsoft 365, groupe de sécurité ou liste de distribution. Une priorité départage les signatures quand une personne appartient à plusieurs groupes, et une attribution directe à une personne ou à une boîte partagée l'emporte sur le groupe. Voir la signature par groupe Microsoft 365.
Données à jour via Microsoft Graph
Les champs de la signature se remplissent à partir de l'annuaire : nom, titre, service, téléphones, jusqu'à 15 attributs d'extension. Un changement de titre dans Microsoft 365 se retrouve dans la signature, sans retouche. Voir la signature dynamique avec Microsoft Graph.
Éditeur visuel
Logos, tableaux, couleurs et HTML, avec un aperçu rempli des vraies données d'un utilisateur. Une version distincte peut s'appliquer aux réponses et aux transferts.
Outlook mobile
Le même complément applique la signature dans Outlook sur iPhone et Android : nouveaux messages, réponses et transferts. La couverture mobile passe par le manifeste propre à votre organisation, généré dans l'onglet Connexions de la console.
Signature interne ou externe
Dans Outlook sur Windows, sur le web et sur Mac, la signature change selon les destinataires : une version pour vos collègues, une autre pour l'extérieur. Une signature peut aussi dépendre de la langue de l'employé, avec des dates de début et de fin programmées.
Bannières et tests A/B
Une bannière sous la signature, ciblée par groupe, boîte partagée ou signature, planifiée, avec jusqu'à trois variantes A/B. Le taux de clic est agrégé, sans identifier qui a cliqué. Inclus sans supplément.
Sondages de satisfaction
Trois visages, une note de 0 à 10 (NPS) ou cinq étoiles : le destinataire répond d'un clic depuis le courriel reçu. Les résultats et commentaires arrivent dans la console, et un widget affiche la note moyenne sur votre site.
vCard, code QR et prise de rendez-vous
Une vCard et un code QR pour enregistrer les coordonnées de l'expéditeur, un lien de prise de rendez-vous (Bookings, Calendly…) et un lien d'avis Google. La photo de l'employé tirée de Microsoft 365 est offerte en option.
Journaux d'audit
Les actions sensibles sont consignées dans un journal en ajout seul : connexions à la console, création, modification et suppression de signatures, téléversement de logos, changements de facturation. Aucune fonction de l'application ne modifie ni ne supprime une entrée.
Sécurité et résidence des données
ATOM Signatures lit l'annuaire en lecture seule, après le consentement d'un administrateur : permissions applicatives Microsoft Graph User.Read.All et GroupMember.Read.All, limitées aux utilisateurs et aux groupes. Le service ne demande aucune permission d'accès au contenu des boîtes aux lettres, et n'écrit jamais dans l'annuaire.
Les données de configuration sont hébergées au Canada, et l'isolation entre organisations est appliquée au niveau de la base de données. Au sens de la Loi 25, ATOM agit comme mandataire : votre organisation demeure responsable des renseignements, et nous ne revendiquons aucune certification de tiers. Hébergement, sous-traitants et durées de conservation sont détaillés sur la page Confiance et sécurité.
Tarifs
| Formule | Prix |
|---|---|
| Standard, facturation mensuelle | 1 $ CAD / utilisateur / mois |
| Standard, facturation annuelle | 12 $ CAD / utilisateur / an |
| OBNL et secteur public | 0,75 $ CAD / utilisateur / mois, sur demande |
Taxes en sus. Toutes les fonctions sont incluses, sans palier ni module payant. Les MSP et revendeurs fixent leur propre prix, à partir de 0,75 $ par siège : voir le programme MSP et revendeur. Le détail de la facturation est sur la page des tarifs.
Comparé aux autres outils
Vous évaluez plusieurs solutions de gestion des signatures ? Nos comparatifs mettent ATOM Signatures face à chacune, fonction par fonction : ATOM vs Exclaimer, ATOM vs CodeTwo, ATOM vs Letsignit, ATOM vs Signitic et, face aux outils de Microsoft eux-mêmes, ATOM vs la signature native Microsoft 365.
Si vous quittez déjà un outil, les pages alternatives décrivent les options et la migration pas à pas.
Questions fréquentes sur la gestion des signatures Microsoft 365
Comment gérer les signatures courriel de toute l'organisation dans Microsoft 365 ?
Avec un outil de gestion centralisée comme ATOM Signatures : vous composez la signature une fois dans une console, vous l'attribuez par groupe, et un complément Outlook déployé pour toute l'organisation l'insère dans chaque courriel. Microsoft 365 n'offre pas cette gestion centralisée en natif : il faut sinon régler chaque poste à la main, passer par une GPO (Windows seulement) ou par une règle de transport (signature ajoutée après l'envoi). Les champs sont remplis à partir de l'annuaire par Microsoft Graph, et le complément se déploie une seule fois depuis le centre d'administration Microsoft 365.
Comment imposer un modèle de signature avec Exchange Online ?
En déployant de façon centralisée un complément Outlook qui insère le modèle à la composition, ou en créant une règle de transport Exchange Online qui l'ajoute sur le serveur. La règle de transport impose un bloc à tous les envois, mais l'expéditeur ne le voit pas, il manque aux Éléments envoyés et il gère mal les images. Le complément ATOM Signatures pose la signature dans le brouillon, sur ordinateur, sur le web et sur mobile, avec les données de l'annuaire ; le modèle est attribué depuis la console, par groupe, personne ou boîte partagée.
Est-ce que ça fonctionne avec le nouvel Outlook et Outlook 365 ?
Oui. Le complément fonctionne dans le nouvel Outlook pour Windows, Outlook classique pour Windows (versions Microsoft 365 récentes), Outlook sur le web, Outlook pour Mac et Outlook mobile, avec des boîtes Exchange Online. Dans le nouvel Outlook, un complément basé sur les événements est la seule méthode centralisée compatible : les signatures déposées par GPO ou par script n'y sont plus lues. Exchange sur site n'est pas pris en charge.
Est-ce que ça fonctionne sur Outlook mobile ?
Oui, dans Outlook sur iPhone et Android : la signature est insérée dans les nouveaux messages, les réponses et les transferts, sans action des employés. La couverture mobile passe par le manifeste propre à votre organisation, généré dans l'onglet Connexions de la console. Sur mobile, la signature est posée à la composition seulement (elle n'est pas contrôlée de nouveau à l'envoi), la signature interne ou externe n'y change pas selon les destinataires, et la propagation du complément peut prendre jusqu'à 72 heures.
Nos courriels passent-ils par vos serveurs ?
Non. La signature est insérée dans Outlook, côté client : aucun relais, aucun connecteur, aucune règle de transport ni aucun changement de MX, et le courriel ne quitte jamais Microsoft 365. ATOM ne reçoit ni le corps ni l'objet de vos courriels : le complément transmet seulement l'adresse de l'expéditeur, la boîte partagée éventuelle, la plateforme et, à l'envoi sur ordinateur et sur le web, les seuls domaines des destinataires. Les liens de la signature passent par notre domaine pour compter les clics, un suivi qui se désactive. La contrepartie : un courriel envoyé hors d'Outlook, par une application en SMTP direct ou une imprimante multifonction, ne reçoit pas la signature.
Quelles permissions sont requises ?
Des permissions Microsoft Graph en lecture seule, en mode application : User.Read.All et GroupMember.Read.All, accordées par le consentement d'un administrateur. Aucune permission ne donne accès au contenu des boîtes aux lettres, et ATOM n'écrit jamais dans l'annuaire. La mise en place demande un compte administrateur général ou administrateur Exchange.
Est-ce conforme à la Loi 25 ?
Oui : ATOM Signatures est conçu pour aider votre organisation à respecter la Loi 25. Les données de configuration sont hébergées au Canada, l'accès à l'annuaire est en lecture seule, aucun contenu de courriel n'est lu, les journaux d'audit sont en ajout seul et le droit à l'effacement est intégré. ATOM agit comme mandataire : votre organisation demeure responsable de ses renseignements personnels, et une entente de traitement des données (DPA) est offerte sur demande.
Combien ça coûte ?
1 $ CAD par utilisateur par mois, ou 12 $ par utilisateur par an, taxes en sus, toutes les fonctions incluses. Les OBNL et le secteur public paient 0,75 $ par utilisateur par mois, sur demande. L'essai gratuit dure 14 jours : la carte est demandée à l'inscription, mais aucun montant n'est prélevé pendant l'essai. Un utilisateur correspond à une adresse d'expéditeur distincte, et une boîte partagée utilisée par le service ne consomme pas de siège.
Une signature cohérente sur chaque courriel, dès cette semaine. Toutes les fonctions, hébergé au Canada, 1 $ par utilisateur par mois.
Des questions avant de commencer ? Écrivez-nous à info@atomsolutions.ca.