Conditions d'utilisation — ATOM Signatures

1. Acceptation et parties

Les présentes conditions (les « Conditions ») forment une entente entre ATOM Solutions (NEQ 1182200098) (« nous », « ATOM ») et l'organisation qui souscrit au service ATOM Signatures (le « Client »). En créant un compte, en déployant le complément Outlook ou en utilisant le service (le « Service »), l'administrateur déclare avoir l'autorité d'engager le Client et accepte ces Conditions en son nom.

Lorsque le Client accède au Service par l'entremise d'un revendeur partenaire, des conditions distinctes conclues avec ce revendeur peuvent s'appliquer à sa relation commerciale (tarification, facturation); en cas d'écart sur ces aspects, les conditions convenues avec le revendeur prévalent, sous réserve du programme revendeur décrit à l'article 5, dans lequel le Client est facturé directement par ATOM au prix affiché avant sa souscription.

2. Description du Service

Le Service permet de créer, de gérer et de déployer de façon centralisée les signatures de courriel d'une organisation Microsoft 365 : console d'administration web, ciblage par groupes, boîtes partagées ou adresses individuelles, champs dynamiques alimentés par l'annuaire (Microsoft Graph), complément Outlook qui applique automatiquement la signature à la composition des messages et la met à jour si les destinataires ou l'expéditeur changent, et volet « Ma signature » permettant à chaque utilisateur de consulter sa signature et, si son administrateur l'y autorise, d'en ajuster certaines coordonnées.

Le Service comprend aussi une version « réponse » distincte de la signature (complète, compacte, personnalisée ou aucune, au choix du Client), des campagnes de bannières planifiées et ciblées avec jusqu'à trois variantes comparées entre elles (A/B), et des statistiques de clics agrégées et anonymes sur les liens insérés dans les signatures, réponses et bannières, décrites à l'article 3 de notre politique de confidentialité. Ces fonctions sont incluses dans l'abonnement, sans supplément, et le suivi des clics peut être désactivé à tout moment depuis les Paramètres de la console.

3. Comptes et accès

L'accès à la console se fait par l'authentification Microsoft (Entra ID) du Client. Le Client est responsable de la gestion de ses propres comptes Microsoft 365, des rôles qu'il attribue et de toute activité effectuée par ses administrateurs dans la console. Le Client s'engage à nous aviser sans délai de tout accès non autorisé.

4. Licence

Pendant la durée de l'abonnement, nous accordons au Client une licence non exclusive, non transférable et révocable d'utilisation du Service et du complément Outlook, pour ses besoins internes uniquement. Le complément est fourni sans frais supplémentaires : il est lié à l'abonnement du Client.

Il est interdit de : revendre, sous-licencier ou redistribuer le Service (sauf dans le cadre d'un programme revendeur convenu avec nous); contourner ses mécanismes de sécurité ou de comptage des sièges; décompiler ou faire de l'ingénierie inverse du Service, sauf dans la mesure permise par une loi impérative.

5. Tarification et facturation

Le Service est facturé en dollars canadiens (CAD), par siège, au mois ou à l'année selon le cycle choisi par le Client à la souscription, au tarif affiché sur notre site au moment de la souscription ou convenu directement avec le Client.
Un tarif préférentiel est offert, sur demande à info@atomsolutions.ca, aux organismes à but non lucratif, aux municipalités, aux établissements de santé et aux autres organismes du secteur public; le tarif alors indiqué ou convenu prévaut sur le tarif standard.
Un tarif réduit obtenu au moyen d'un code promotionnel s'applique pour toute sa durée, y compris aux renouvellements et aux sièges ajoutés en cours d'abonnement.
Dans le cadre du programme revendeur, le revendeur fixe librement le prix par siège qu'il demande à ses clients : au mois, à raison d'au moins 0,75 $ CAD par siège par mois, et/ou à l'année, à raison d'au moins 9 $ CAD par siège par an, taxes en sus. L'usage du Service par l'organisation du revendeur elle-même n'est pas facturé. Le Client rattaché à un revendeur est facturé directement par ATOM, par Stripe, à ce prix, qui lui est affiché avant sa souscription et qui remplace le tarif standard; lorsque le revendeur propose les deux intervalles, le Client choisit le mensuel ou l'annuel à la souscription, et le passage du mensuel à l'annuel prévu ci-dessous n'est possible que si le revendeur propose un prix annuel. Un changement de prix décidé par le revendeur s'applique à compter du renouvellement suivant. ATOM verse ensuite au revendeur, par Stripe Connect, la marge qui lui revient sur les sommes effectivement encaissées, déduction faite des frais de traitement de paiement de Stripe afférents à ces sommes, à condition que le revendeur ait terminé son inscription Stripe; la marge afférente à un montant remboursé ou contesté est annulée au prorata. Le revendeur n'est pas mandataire d'ATOM.
La facturation est traitée par Stripe, à l'avance, pour le cycle mensuel ou la période annuelle en cours selon le cas; le Client autorise les prélèvements récurrents correspondants.
Les taxes applicables (TPS/TVQ) s'ajoutent au tarif affiché.
En facturation mensuelle ou annuelle : toute augmentation du nombre de sièges souscrits est facturée immédiatement, au prorata du temps restant jusqu'au renouvellement, pour les seuls sièges qui n'ont pas déjà été payés pour la période en cours; toute diminution ne donne lieu à aucun remboursement ni crédit — les sièges déjà payés demeurent utilisables jusqu'au renouvellement, et c'est le nombre réduit qui s'applique, et qui est facturé, à compter du renouvellement suivant.
Le Client peut passer d'un abonnement mensuel à un abonnement annuel en tout temps depuis la console; ce passage facture immédiatement la période annuelle, avec un crédit au prorata de la portion déjà payée du mois en cours calculé par Stripe. Le passage inverse, de l'annuel au mensuel, n'est pas offert en libre-service en dehors de la résiliation prévue à l'article 9.
Les prix affichés peuvent être modifiés avec un préavis d'au moins 30 jours; la modification prend effet au cycle ou à la période de facturation suivante.

6. Sièges

Un siège correspond à une adresse courriel d'expéditeur distincte pour laquelle le Service applique une signature au cours du cycle en cours. Une adresse déjà comptée conserve sa signature jusqu'à la réinitialisation suivante du compteur, même si le nombre de sièges souscrits est ensuite atteint par d'autres adresses. Une boîte partagée utilisée par l'entremise du Service ne consomme aucun siège.

Lorsque le nombre de sièges souscrits est atteint, une adresse d'expéditeur qui n'a pas encore été comptée ne reçoit pas de signature tant qu'un siège ne se libère pas. Le compteur de sièges se réinitialise : automatiquement chaque lundi à 4 h (heure de l'Est), après quoi seules les adresses qui rédigent de nouveau un courriel sont comptées; ou à la demande d'un administrateur depuis la console, au plus une fois par période de 24 heures. Une réduction du nombre de sièges souscrits ne réinitialise pas le compteur et prend effet au renouvellement (article 5). Le Client peut aussi augmenter son nombre de sièges en tout temps pour lever la limite.

7. Essai gratuit

Un essai gratuit, dont la durée (actuellement 14 jours) est indiquée au moment de la souscription, peut être offert. Un seul essai est offert par organisation (Client); une organisation qui en a déjà bénéficié, ou qui a déjà souscrit à un abonnement, ne peut en bénéficier à nouveau. Aucun moyen de paiement n'est requis pour l'essai. Si aucun moyen de paiement valide n'est enregistré à la fin de la période d'essai, le service (les signatures) est suspendu, sans frais; l'ajout d'un moyen de paiement le réactive. L'abonnement est ensuite annulé automatiquement après 30 jours de suspension.

8. Défaut de paiement

Dès qu'un paiement demeure impayé, l'application des signatures est suspendue automatiquement, et Stripe procède aux relances automatiques d'usage. La console demeure accessible pendant cette période afin que le Client puisse régulariser son compte (mettre à jour son moyen de paiement, acquitter la facture en souffrance). La suspension ne libère pas le Client des sommes dues. Tant que l'abonnement n'est pas résilié, les données du Client demeurent conservées, conformément à l'article 11 et à notre politique de confidentialité.

9. Résiliation

Le Client peut résilier son abonnement en libre-service, à tout moment, depuis la console ou par courriel; la résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée — le cycle mensuel ou, en facturation annuelle, la fin de la période annuelle payée — sans remboursement ni crédit au prorata pour la portion non utilisée. Elle peut être annulée tant que la période en cours n'est pas terminée. Nous pouvons résilier ou suspendre le compte en cas de manquement important non corrigé après avis.

À la résiliation, l'application des signatures cesse et les données du Client sont supprimées conformément à l'article 11 (Mandat de traitement des renseignements personnels) et à notre politique de confidentialité (article 8 — Conservation). Les articles qui, par leur nature, doivent survivre à la résiliation survivent, notamment : Propriété intellectuelle et Microsoft (13), Confidentialité et force majeure (19), Garanties et exclusions (16), Limitation de responsabilité (17), Indemnisation (18), Clientèle d'affaires et langue (20) et Droit applicable (22). L'article 11 survit jusqu'à l'exécution complète de la destruction qui y est prévue.

10. Données du Client

Le Client demeure propriétaire de ses données (gabarits de signatures, logos, attributs d'annuaire, configuration). Il nous accorde uniquement la licence nécessaire pour exploiter le Service en son nom. Le Client garantit qu'il a le droit de nous confier les renseignements de son annuaire aux fins du Service et qu'il a informé son personnel conformément aux lois applicables. Le traitement des renseignements personnels qu'il nous confie est décrit à l'article 11 (Mandat de traitement des renseignements personnels) et dans notre politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes.

11. Mandat de traitement des renseignements personnels

Pour les renseignements personnels contenus dans l'annuaire et concernant le personnel du Client, ATOM Solutions agit à titre de mandataire du Client, selon ses instructions documentées et dans les limites strictement nécessaires à la fourniture du Service, conformément à l'article 18.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

À ce titre, nous nous engageons à :

ne traiter ces renseignements qu'aux fins du Service et selon les instructions du Client;
en assurer la confidentialité et appliquer les mesures de sécurité décrites à l'article 10 de notre politique de confidentialité;
ne faire appel qu'aux sous-traitants énumérés à l'article 6 de cette politique, liés par des obligations de confidentialité équivalentes;
aviser le Client sans délai de tout incident de confidentialité touchant ces renseignements, et l'assister dans les avis qu'il doit lui-même donner à la Commission d'accès à l'information et aux personnes concernées;
assister raisonnablement le Client pour répondre aux demandes d'accès, de rectification ou de suppression formulées par les personnes concernées;
détruire ou anonymiser ces renseignements dans les 30 jours suivant la prise d'effet de la résiliation, sous réserve des exceptions prévues à l'article 8 de la politique de confidentialité (registres de facturation, journaux d'audit, preuves de consentement). Le Client peut demander l'exportation de ces renseignements avant cette échéance, en écrivant à info@atomsolutions.ca.

12. Utilisation acceptable

Le Client s'engage à ne pas utiliser le Service pour diffuser un contenu illicite, trompeur, diffamatoire ou portant atteinte aux droits de tiers (notamment dans le contenu des signatures), ni d'une manière susceptible de nuire au Service ou à ses autres utilisateurs.

13. Propriété intellectuelle et Microsoft

Le Service, le complément, leur code, leur design et leurs marques demeurent notre propriété exclusive ou celle de nos concédants. Aucun droit autre que la licence décrite à l'article 4 n'est accordé.

ATOM Solutions est membre du Microsoft AI Cloud Partner Program. Cette appartenance ne fait pas d'ATOM Signatures un produit édité, approuvé ou soutenu par Microsoft. Les marques Microsoft, Outlook, Microsoft 365 et les marques associées appartiennent à Microsoft Corporation; ATOM Signatures est un produit indépendant, non affilié à Microsoft ni commandité par elle.

14. Disponibilité, maintenance et soutien

Nous déployons des efforts commercialement raisonnables pour maintenir le Service disponible et sécuritaire. Des interruptions planifiées (maintenance) ou imprévues peuvent survenir; nous tâchons d'en limiter la durée et l'impact. Le soutien est offert par courriel à info@atomsolutions.ca (voir la page de soutien). Le Service dépend aussi de plateformes tierces (Microsoft 365, Outlook) dont les délais de propagation et les changements échappent à notre contrôle.

15. Fonctions en préversion

Certaines fonctions peuvent être offertes en préversion (bêta), identifiées comme telles dans la console. Elles sont fournies « telles quelles », sans garantie, peuvent être modifiées, interrompues ou retirées en tout temps, et ne sont assujetties à aucun engagement de disponibilité ni de soutien.

16. Garanties et exclusions

Le Service est fourni « tel quel » et « selon la disponibilité ». Dans la mesure permise par la loi, nous excluons toute garantie implicite, notamment de qualité marchande, d'adaptation à un usage particulier et d'absence d'interruption ou d'erreur. Aucun conseil obtenu du Service ne crée de garantie qui n'est pas expressément prévue aux présentes.

17. Limitation de responsabilité

Dans la mesure permise par la loi : (a) notre responsabilité totale cumulée au titre du Service est limitée aux sommes payées par le Client au cours des 12 mois précédant le fait générateur; (b) nous ne sommes pas responsables des dommages indirects, accessoires ou consécutifs (perte de profits, de clientèle, de données ou d'usage). Rien aux présentes n'exclut ni ne limite la responsabilité découlant d'une faute lourde ou intentionnelle, ni celle relative au préjudice corporel ou moral, conformément à l'article 1474 du Code civil du Québec, ni toute autre responsabilité qui ne peut être limitée en vertu d'une loi impérative.

18. Indemnisation

Le Client nous indemnise et nous tient à couvert de toute réclamation, perte, dommage ou dépense raisonnable (y compris les honoraires professionnels) découlant du contenu qu'il intègre dans ses signatures — notamment mentions juridiques, marques, images et liens — et de toute atteinte aux droits d'un tiers que ce contenu pourrait causer.

19. Confidentialité et force majeure

Chaque partie s'engage à protéger la confidentialité des renseignements non publics de l'autre partie dont elle prend connaissance dans l'exécution des présentes, à ne les utiliser qu'aux fins de celles-ci et à ne pas les divulguer à des tiers, sauf obligation légale.

Aucune partie n'est responsable d'un retard ou d'un manquement causé par un événement raisonnablement hors de son contrôle, y compris les changements, interruptions ou limites imposés par les plateformes Microsoft. Par exemple, sur Outlook mobile, l'insertion de la signature n'est possible qu'avec un manifeste tokenisé déployé par le Client, et la mise à jour selon les destinataires n'y existe pas : ces limites relèvent de la plateforme Microsoft, non du Service.

20. Clientèle d'affaires et langue

Le Service s'adresse exclusivement à des organisations pour leurs besoins internes; les présentes Conditions ne constituent pas un contrat de consommation et les dispositions applicables aux contrats conclus avec un consommateur ne s'y appliquent pas.

Les parties ont exigé que les présentes soient rédigées en français, conformément à l'article 55 de la Charte de la langue française. La version anglaise est fournie à titre de commodité; en cas d'écart entre les deux versions, la version française prévaut.

21. Dispositions générales

Les présentes, avec notre politique de confidentialité, constituent l'entente complète entre les parties et remplacent toute entente antérieure sur le même objet.
Si une disposition est jugée invalide ou inapplicable, les autres dispositions demeurent en vigueur (divisibilité).
Le Client ne peut céder les présentes sans notre consentement écrit préalable; nous pouvons céder les présentes dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une vente d'actifs.
Le fait de ne pas exercer un droit prévu aux présentes ne constitue pas une renonciation à ce droit.
Tout avis requis aux présentes est valablement donné par courriel, à l'adresse de l'administrateur du compte ou à info@atomsolutions.ca.

22. Droit applicable

Les présentes sont régies par les lois du Québec et les lois fédérales du Canada qui s'y appliquent. Tout différend relève de la compétence exclusive des tribunaux du Québec.

23. Nous joindre

ATOM Solutions (NEQ 1182200098) — info@atomsolutions.ca — atomsolutions.ca