1. Acceptation et parties
Les présentes conditions (les « Conditions ») forment une entente entre ATOM Solutions (NEQ 1182200098) (« nous », « ATOM ») et l'organisation qui souscrit au service ATOM Signatures (le « Client »). En créant un compte, en déployant le complément Outlook ou en utilisant le service (le « Service »), l'administrateur déclare avoir l'autorité d'engager le Client et accepte ces Conditions en son nom.
Lorsque le Client accède au Service par l'entremise d'un revendeur partenaire, des conditions distinctes conclues avec ce revendeur peuvent s'appliquer à sa relation commerciale (tarification, facturation); en cas d'écart sur ces aspects, les conditions convenues avec le revendeur prévalent.
2. Description du Service
Le Service permet de créer, de gérer et de déployer de façon centralisée les signatures de courriel d'une organisation Microsoft 365 : console d'administration web, ciblage par groupes, boîtes partagées ou adresses individuelles, champs dynamiques alimentés par l'annuaire (Microsoft Graph), complément Outlook qui applique automatiquement la signature à la composition et à l'envoi des messages, et volet « Ma signature » permettant à chaque utilisateur de consulter sa signature et, si son administrateur l'y autorise, d'en ajuster certaines coordonnées.
3. Comptes et accès
L'accès à la console se fait par l'authentification Microsoft (Entra ID) du Client. Le Client est responsable de la gestion de ses propres comptes Microsoft 365, des rôles qu'il attribue et de toute activité effectuée par ses administrateurs dans la console. Le Client s'engage à nous aviser sans délai de tout accès non autorisé.
4. Licence
Pendant la durée de l'abonnement, nous accordons au Client une licence non exclusive, non transférable et révocable d'utilisation du Service et du complément Outlook, pour ses besoins internes uniquement. Le complément est fourni sans frais supplémentaires : il est lié à l'abonnement du Client.
Il est interdit de : revendre, sous-licencier ou redistribuer le Service (sauf dans le cadre d'un programme revendeur convenu avec nous); contourner ses mécanismes de sécurité ou de comptage des sièges; décompiler ou faire de l'ingénierie inverse du Service, sauf dans la mesure permise par une loi impérative.
5. Tarification et facturation
- Le Service est facturé en dollars canadiens (CAD), par siège et par mois, au tarif affiché sur notre site au moment de la souscription ou convenu directement avec le Client.
- Un tarif préférentiel est offert, sur demande à info@atomsolutions.ca, aux organismes à but non lucratif, aux municipalités, aux établissements de santé et aux autres organismes du secteur public; le tarif alors indiqué ou convenu prévaut sur le tarif standard.
- Dans le cadre du programme revendeur, le revendeur est le client facturé par nous pour les sièges de ses propres clients; des conditions distinctes, conformément à l'article 1, peuvent s'appliquer à cette relation.
- La facturation est traitée par Stripe, mensuellement et à l'avance, pour le cycle à venir; le Client autorise les prélèvements récurrents correspondants.
- Les taxes applicables (TPS/TVQ) s'ajoutent au tarif affiché.
- Toute augmentation du nombre de sièges souscrits est facturée à compter du cycle de facturation suivant, sans prélèvement immédiat au prorata; toute diminution prend effet immédiatement pour l'application des signatures (voir article 6), sans remboursement ni crédit au prorata pour la période déjà payée.
- Les prix affichés peuvent être modifiés avec un préavis d'au moins 30 jours; la modification prend effet au cycle de facturation suivant.
6. Sièges
Un siège correspond à une adresse courriel d'expéditeur distincte pour laquelle le Service applique une signature au cours du cycle en cours. Une adresse déjà comptée conserve sa signature pour le reste du cycle, même si le nombre de sièges souscrits est ensuite atteint par d'autres adresses. Une boîte partagée utilisée par l'entremise du Service ne consomme aucun siège.
Lorsque le nombre de sièges souscrits est atteint, une adresse d'expéditeur qui n'a pas encore été comptée ne reçoit pas de signature tant qu'un siège ne se libère pas. Le compteur de sièges se réinitialise : à la demande d'un administrateur depuis la console, au plus une fois par période de 24 heures; ou immédiatement lorsque le Client réduit son nombre de sièges souscrits, pour appliquer proprement le nouveau plafond. Le Client peut aussi augmenter son nombre de sièges en tout temps pour lever la limite.
7. Essai gratuit
Un essai gratuit, dont la durée (actuellement 7 jours) est indiquée au moment de la souscription, peut être offert. Un seul essai est offert par organisation (Client); une organisation qui en a déjà bénéficié, ou qui a déjà souscrit à un abonnement, ne peut en bénéficier à nouveau. Un moyen de paiement valide est requis dès l'inscription; si aucun moyen de paiement valide n'est enregistré à la fin de la période d'essai, l'abonnement est annulé automatiquement, sans frais.
8. Défaut de paiement
Dès qu'un paiement demeure impayé, l'application des signatures est suspendue automatiquement, et Stripe procède aux relances automatiques d'usage. La console demeure accessible pendant cette période afin que le Client puisse régulariser son compte (mettre à jour son moyen de paiement, acquitter la facture en souffrance). La suspension ne libère pas le Client des sommes dues. Tant que l'abonnement n'est pas résilié, les données du Client demeurent conservées, conformément à l'article 11 et à notre politique de confidentialité.
9. Résiliation
Le Client peut résilier son abonnement en libre-service, à tout moment, depuis la console ou par courriel; la résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée, sans remboursement ni crédit au prorata pour la portion non utilisée. Elle peut être annulée tant que la période en cours n'est pas terminée. Nous pouvons résilier ou suspendre le compte en cas de manquement important non corrigé après avis.
À la résiliation, l'application des signatures cesse et les données du Client sont supprimées conformément à l'article 11 (Mandat de traitement des renseignements personnels) et à notre politique de confidentialité (article 8 — Conservation). Les articles qui, par leur nature, doivent survivre à la résiliation survivent, notamment : Propriété intellectuelle et Microsoft (13), Confidentialité et force majeure (19), Garanties et exclusions (16), Limitation de responsabilité (17), Indemnisation (18), Clientèle d'affaires et langue (20) et Droit applicable (22). L'article 11 survit jusqu'à l'exécution complète de la destruction qui y est prévue.
10. Données du Client
Le Client demeure propriétaire de ses données (gabarits de signatures, logos, attributs d'annuaire, configuration). Il nous accorde uniquement la licence nécessaire pour exploiter le Service en son nom. Le Client garantit qu'il a le droit de nous confier les renseignements de son annuaire aux fins du Service et qu'il a informé son personnel conformément aux lois applicables. Le traitement des renseignements personnels qu'il nous confie est décrit à l'article 11 (Mandat de traitement des renseignements personnels) et dans notre politique de confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes.
11. Mandat de traitement des renseignements personnels
Pour les renseignements personnels contenus dans l'annuaire et concernant le personnel du Client, ATOM Solutions agit à titre de mandataire du Client, selon ses instructions documentées et dans les limites strictement nécessaires à la fourniture du Service, conformément à l'article 18.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
À ce titre, nous nous engageons à :
- ne traiter ces renseignements qu'aux fins du Service et selon les instructions du Client;
- en assurer la confidentialité et appliquer les mesures de sécurité décrites à l'article 10 de notre politique de confidentialité;
- ne faire appel qu'aux sous-traitants énumérés à l'article 6 de cette politique, liés par des obligations de confidentialité équivalentes;
- aviser le Client sans délai de tout incident de confidentialité touchant ces renseignements, et l'assister dans les avis qu'il doit lui-même donner à la Commission d'accès à l'information et aux personnes concernées;
- assister raisonnablement le Client pour répondre aux demandes d'accès, de rectification ou de suppression formulées par les personnes concernées;
- détruire ou anonymiser ces renseignements dans les 30 jours suivant la prise d'effet de la résiliation, sous réserve des exceptions prévues à l'article 8 de la politique de confidentialité (registres de facturation, journaux d'audit, preuves de consentement). Le Client peut demander l'exportation de ces renseignements avant cette échéance, en écrivant à info@atomsolutions.ca.
12. Utilisation acceptable
Le Client s'engage à ne pas utiliser le Service pour diffuser un contenu illicite, trompeur, diffamatoire ou portant atteinte aux droits de tiers (notamment dans le contenu des signatures), ni d'une manière susceptible de nuire au Service ou à ses autres utilisateurs.
13. Propriété intellectuelle et Microsoft
Le Service, le complément, leur code, leur design et leurs marques demeurent notre propriété exclusive ou celle de nos concédants. Aucun droit autre que la licence décrite à l'article 4 n'est accordé.
ATOM Solutions est membre du Microsoft AI Cloud Partner Program. Cette appartenance ne fait pas d'ATOM Signatures un produit édité, approuvé ou soutenu par Microsoft. Les marques Microsoft, Outlook, Microsoft 365 et les marques associées appartiennent à Microsoft Corporation; ATOM Signatures est un produit indépendant, non affilié à Microsoft ni commandité par elle.
14. Disponibilité, maintenance et soutien
Nous déployons des efforts commercialement raisonnables pour maintenir le Service disponible et sécuritaire. Des interruptions planifiées (maintenance) ou imprévues peuvent survenir; nous tâchons d'en limiter la durée et l'impact. Le soutien est offert par courriel à info@atomsolutions.ca (voir la page de soutien). Le Service dépend aussi de plateformes tierces (Microsoft 365, Outlook) dont les délais de propagation et les changements échappent à notre contrôle.
15. Fonctions en préversion
Certaines fonctions peuvent être offertes en préversion (bêta), identifiées comme telles dans la console. Elles sont fournies « telles quelles », sans garantie, peuvent être modifiées, interrompues ou retirées en tout temps, et ne sont assujetties à aucun engagement de disponibilité ni de soutien.
16. Garanties et exclusions
Le Service est fourni « tel quel » et « selon la disponibilité ». Dans la mesure permise par la loi, nous excluons toute garantie implicite, notamment de qualité marchande, d'adaptation à un usage particulier et d'absence d'interruption ou d'erreur. Aucun conseil obtenu du Service ne crée de garantie qui n'est pas expressément prévue aux présentes.
17. Limitation de responsabilité
Dans la mesure permise par la loi : (a) notre responsabilité totale cumulée au titre du Service est limitée aux sommes payées par le Client au cours des 12 mois précédant le fait générateur; (b) nous ne sommes pas responsables des dommages indirects, accessoires ou consécutifs (perte de profits, de clientèle, de données ou d'usage). Rien aux présentes n'exclut ni ne limite la responsabilité découlant d'une faute lourde ou intentionnelle, ni celle relative au préjudice corporel ou moral, conformément à l'article 1474 du Code civil du Québec, ni toute autre responsabilité qui ne peut être limitée en vertu d'une loi impérative.
18. Indemnisation
Le Client nous indemnise et nous tient à couvert de toute réclamation, perte, dommage ou dépense raisonnable (y compris les honoraires professionnels) découlant du contenu qu'il intègre dans ses signatures — notamment mentions juridiques, marques, images et liens — et de toute atteinte aux droits d'un tiers que ce contenu pourrait causer.
19. Confidentialité et force majeure
Chaque partie s'engage à protéger la confidentialité des renseignements non publics de l'autre partie dont elle prend connaissance dans l'exécution des présentes, à ne les utiliser qu'aux fins de celles-ci et à ne pas les divulguer à des tiers, sauf obligation légale.
Aucune partie n'est responsable d'un retard ou d'un manquement causé par un événement raisonnablement hors de son contrôle, y compris les changements, interruptions ou limites imposés par les plateformes Microsoft. Par exemple, sur Outlook mobile, l'insertion de la signature n'est possible qu'avec un manifeste tokenisé déployé par le Client, et l'insertion au moment de l'envoi (« OnMessageSend ») n'y existe pas : ces limites relèvent de la plateforme Microsoft, non du Service.
20. Clientèle d'affaires et langue
Le Service s'adresse exclusivement à des organisations pour leurs besoins internes; les présentes Conditions ne constituent pas un contrat de consommation et les dispositions applicables aux contrats conclus avec un consommateur ne s'y appliquent pas.
Les parties ont exigé que les présentes soient rédigées en français, conformément à l'article 55 de la Charte de la langue française. La version anglaise est fournie à titre de commodité; en cas d'écart entre les deux versions, la version française prévaut.
21. Dispositions générales
- Les présentes, avec notre politique de confidentialité, constituent l'entente complète entre les parties et remplacent toute entente antérieure sur le même objet.
- Si une disposition est jugée invalide ou inapplicable, les autres dispositions demeurent en vigueur (divisibilité).
- Le Client ne peut céder les présentes sans notre consentement écrit préalable; nous pouvons céder les présentes dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une vente d'actifs.
- Le fait de ne pas exercer un droit prévu aux présentes ne constitue pas une renonciation à ce droit.
- Tout avis requis aux présentes est valablement donné par courriel, à l'adresse de l'administrateur du compte ou à info@atomsolutions.ca.
22. Droit applicable
Les présentes sont régies par les lois du Québec et les lois fédérales du Canada qui s'y appliquent. Tout différend relève de la compétence exclusive des tribunaux du Québec.
23. Nous joindre
ATOM Solutions (NEQ 1182200098) — info@atomsolutions.ca — atomsolutions.ca