Un avis de fermeture dans votre signature courriel doit dire trois choses : les dates de fermeture, le jour de la réouverture et la personne à joindre en cas d'urgence. Le reste est facultatif. Voici trois modèles à copier, court, complet et bilingue français-anglais, ainsi que quelques règles pour écrire les dates et pour que l'avis disparaisse au retour des Fêtes.
Que doit contenir un avis de fermeture du temps des Fêtes ?
- Les dates de fermeture. Le premier et le dernier jour de fermeture, pour que la période soit sans équivoque.
- Le jour de la réouverture. C'est la date autour de laquelle les gens s'organisent; donnez-la à part.
- Une personne à joindre en cas d'urgence. Un nom, avec un numéro de téléphone ou un courriel, ou une boîte partagée que quelqu'un lira vraiment.
- Des vœux (facultatif). Une ligne à la fin suffit.
Laissez de côté les heures d'ouverture, les jours fériés et tout ce que vous ne pouvez pas tenir à jour : un avis erroné est pire que pas d'avis du tout.
Quel modèle choisir ?
Remplacez chaque champ entre crochets. Rien de ceci n'est un texte juridique : les formulations sont à adapter à votre organisation.
1. Avis court
Pour les échanges internes, les réponses rapides et les organisations qui veulent une seule ligne sous le nom.
Notre bureau est fermé du [date de début] au [date de fin] inclusivement et rouvrira le [date de réouverture]. En cas d'urgence : [nom], [téléphone].2. Avis complet
Pour les clients et les partenaires : les dates, la réouverture, ce à quoi s'attendre et qui appeler.
Fermeture du temps des Fêtes
[Nom de l'entreprise] sera fermée du [jour de la semaine, date et mois] au [jour de la semaine, date et mois] inclusivement et rouvrira le [jour de la semaine, date et mois].
Nous répondrons à votre message dès notre retour. Pour toute urgence, communiquez avec [nom, titre] au [téléphone ou courriel].
Toute l'équipe de [Nom de l'entreprise] vous souhaite de joyeuses Fêtes !3. Avis bilingue (français et anglais)
Pour les organisations qui écrivent à leurs clients dans les deux langues. Placez en premier la langue que parle la majorité de vos destinataires.
[Nom de l'entreprise] est fermée du [date de début] au [date de fin] inclusivement et rouvrira le [date de réouverture]. En cas d'urgence : [nom], [téléphone]. Joyeuses Fêtes !
[Company name] is closed from [start date] to [end date] and reopens on [reopening date]. For urgent matters: [name], [phone number]. Happy holidays!Comment écrire les dates et la ligne de contact ?
- Écrivez le mois en lettres. « 24 décembre » se lit partout de la même façon; 12/24 et 24/12 non, parce que tous les lecteurs ne s'attendent pas au même ordre.
- Ajoutez le jour de la semaine. Le lecteur valide ainsi la date d'un coup d'œil dans son propre calendrier.
- Limitez-vous à deux ou trois lignes. L'avis se retrouve sous chaque message que vous envoyez; un avis long noie votre nom et votre titre.
- Ne comptez pas sur une image seule. Si l'avis ne se trouve que dans une image, bien des gens ne le verront pas avant d'avoir chargé les images. Mettez l'essentiel en texte.
- Nommez une vraie personne. Assurez-vous qu'elle est joignable pendant la fermeture et qu'elle est d'accord pour qu'on la nomme.
Pour le reste de la signature, le guide modèles de signature courriel professionnelle présente les éléments à garder et ceux à retirer.
Comment faire disparaître l'avis à la fin de la fermeture ?
C'est là que les avis de fermeture déraillent le plus souvent : on les retrouve encore dans les signatures en février. Deux façons de l'éviter.
- Une bannière planifiée. Dans ATOM Signatures, une campagne a une date de début et une date de fin facultative, peut viser tous les employés ou un seul groupe, et, avec une date de fin, cesse de s'afficher d'elle-même à cette date. Les étapes se trouvent dans le guide planifier une bannière du temps des Fêtes pour tous les employés dans Microsoft 365. La bannière peut aussi porter le texte de l'avis, pourvu que les dates soient reprises dans le texte de remplacement.
- Une ligne dans la signature même. Simple, mais elle y reste tant que personne ne la modifie. Dans ce cas, inscrivez le retrait à votre liste de tâches de janvier, et voyez signature par groupe Microsoft 365 si seules certaines équipes ferment.
Si vous voulez une signature courte pour les collègues et une signature complète pour les clients, le billet sur la signature interne et externe dans Outlook montre comment la choisir automatiquement; l'avis n'a alors besoin de figurer que dans la signature externe. Pour une comparaison avec l'option intégrée, voyez ATOM c. la signature native de Microsoft 365.
Un avis dans la signature, est-ce la même chose qu'une réponse automatique ?
Non. L'avis prévient tous ceux à qui vous écrivez que vous serez absent; il ne répond pas à un message reçu pendant votre absence. Gardez la réponse automatique pour cela. Le conseil de Microsoft est de réserver aux contacts les réponses automatiques destinées à l'extérieur de l'organisation : sinon, la réponse part à tous les courriels que vous recevez, infolettres, publicités et même pourriels compris.
Questions fréquentes
Que doit dire un avis de fermeture dans une signature courriel ?
Trois choses : les dates de fermeture, le jour de la réouverture et une personne à joindre en cas d'urgence, avec son numéro de téléphone ou son courriel. Le reste, comme les vœux, est facultatif.
Combien de temps avant la fermeture faut-il ajouter l'avis ?
Nous suggérons une à deux semaines avant la fermeture, pour que vos clients aient le temps de vous transmettre ce dont ils ont besoin. C'est une recommandation de notre équipe, pas une règle.
Faut-il un avis bilingue ?
Si vous écrivez à des clients en français et en anglais, oui : le modèle bilingue évite de choisir. Mettez d'abord la langue que parle la majorité de vos destinataires, puis l'autre sous le même avis.
Un avis dans la signature remplace-t-il la réponse automatique ?
Non. L'avis informe tous ceux à qui vous écrivez, mais il ne répond pas à un message reçu pendant votre absence. Pour les réponses automatiques destinées à l'extérieur de l'organisation, Microsoft recommande de les limiter aux contacts, sinon elles partent en réponse à tous les courriels reçus, infolettres et pourriels compris.
Un avis de fermeture qui se retire tout seul. Avec ATOM Signatures, une campagne de bannière a une date de début et une date de fin facultative, et elle est incluse sans supplément : 1 $ CAD par utilisateur par mois, plus taxes, avec 14 jours d'essai gratuit.
Sources
- Microsoft Support — Send automatic out-of-office replies from Outlook (réponses destinées à l'extérieur de l'organisation), en anglais : support.microsoft.com
Source consultée le 2 novembre 2026. Les modèles sont des exemples à adapter, et non un texte juridique ou réglementaire.