Créer et modifier une signature dans l'éditeur ATOM, pas à pas

De quoi avez-vous besoin avant de commencer ?

Un accès à la console, un ordinateur, le complément Outlook déployé et votre logo :

• Votre accès à la console. Les administrateurs Microsoft 365 de votre organisation y ont toujours accès. Un administrateur peut aussi donner l'accès à une autre personne (par exemple, au service des communications) depuis Administration › Accès console, avec le rôle Éditeur : cette personne pourra créer et modifier les signatures sans accéder à la facturation.
• Un ordinateur. L'éditeur fonctionne dans un navigateur récent (Edge, Chrome, Firefox ou Safari). Sur un écran large, il affiche trois colonnes ; sur un écran plus étroit, les colonnes de gauche et de droite s'ouvrent avec les boutons Insérer et Propriétés.
• Le complément Outlook déployé. C'est lui qui insère la signature dans les courriels de vos employés. S'il n'est pas encore installé, suivez d'abord le guide de déploiement du complément Outlook : vous pouvez préparer vos signatures en attendant.
• Votre logo en PNG ou JPG (le format SVG n'est pas affiché par Outlook) et les adresses de vos pages (site web, LinkedIn, Facebook…).

Astuce : cliquez sur une capture d'écran pour l'afficher en grand.

Version imprimable : télécharger ce guide en PDF, à transmettre à vos équipes.

1. Créer une nouvelle signature

Connectez-vous à la console avec votre compte Microsoft 365 professionnel. Vous arrivez sur la liste de vos signatures : chaque ligne montre une miniature de la signature, son nom, les personnes ou groupes qui la reçoivent (Attribuée à) et son statut.

1. Cliquez sur le bouton Nouvelle signature, en haut à droite.
2. L'éditeur s'ouvre en plein écran, avec un premier modèle déjà en place pour vous éviter de partir d'une page blanche.

2. Faire le tour de l'éditeur

L'écran de l'éditeur se divise en quelques zones, numérotées sur la capture ci-dessous :

1. Le nom de la signature. Cliquez sur le champ en haut à gauche et donnez un nom parlant, par exemple « Standard », « Direction » ou « Ventes ». Seuls les administrateurs le voient ; il est obligatoire.
2. Les onglets Éditeur, Modèles et HTML. Éditeur est l'écran de travail ; Modèles ouvre la bibliothèque de modèles ; HTML sert aux personnes qui veulent coller leur propre code. Juste à côté, Nouveau message | Réponses permet de régler la version utilisée pour les réponses (étape 10), et Édition | Aperçu affiche le rendu final (étape 9).
3. La colonne de gauche, « Insérer un bloc » : les éléments à ajouter (texte, image, logo, réseaux sociaux…) et, plus bas, les jetons dynamiques (nom, titre, téléphone…).
4. La zone d'édition, au centre : votre signature, que vous modifiez directement. Au-dessus, la barre de mise en forme (police, taille, gras, couleur, alignement, lien).
5. Le volet de droite, en sections qui s'ouvrent d'un clic : Structure (la liste des éléments), les propriétés de l'élément sélectionné, Style de base, Marque et Ciblage.
6. Le bouton Créer (ou Enregistrer pour une signature existante). Rien n'est envoyé aux employés tant que vous n'avez pas cliqué dessus. À sa gauche, l'interrupteur Active et les flèches Annuler / Rétablir (raccourcis Ctrl+Z et Ctrl+Maj+Z).

3. Choisir un modèle

Un modèle est un point de départ : une mise en page déjà prête que vous adaptez ensuite à votre image.

1. Cliquez sur l'onglet Modèles, en haut de l'écran.
2. Filtrez au besoin par style avec les boutons Classique, Moderne, Compact, Corporatif, Créatif, Avec logo ou Avec bannière.
3. Cliquez sur la vignette du modèle qui vous plaît. Il s'applique aussitôt et vous revenez à l'onglet Éditeur.

La bibliothèque compte quatorze modèles, dont une version « Compact » sur une ligne, des mises en page en deux colonnes, des versions avec logo, avec bannière colorée, avec bouton de prise de rendez-vous ou avec mention légale. La carte Partir de zéro donne une page vierge, et Importer du HTML permet de coller une signature existante.

Attention : appliquer un modèle remplace tout le contenu de la signature en cours. Si vous changez d'avis, cliquez sur la flèche Annuler (ou Ctrl+Z) pour revenir à la version précédente.

4. Régler votre marque (logo, couleurs, liens)

La section Marque du volet de droite contient les éléments communs à toute votre organisation. Vous les saisissez une seule fois : ils servent ensuite à toutes vos signatures, présentes et futures. Ils s'enregistrent automatiquement, sans bouton à cliquer.

1. Dans le volet de droite, cliquez sur Marque pour ouvrir la section.
2. Logo de l'entreprise : cliquez sur Téléverser et choisissez votre fichier de logo (PNG, JPG, GIF ou WebP).
3. Couleur principale (accent) et Couleur secondaire (encre) : cliquez sur la pastille de couleur, ou tapez le code de votre couleur (par exemple #0F6B5C).
4. Liens de l'entreprise : collez l'adresse complète de chaque page (LinkedIn, Facebook, Instagram, X, YouTube, TikTok, site web, WhatsApp). Laissez vides les réseaux que vous n'utilisez pas.
5. Lien d'avis (Google ou autre) : facultatif. Collez l'adresse où vos clients peuvent laisser un avis (elle doit commencer par https://).

Ces réglages sont partagés : si vous changez le logo ici, il change pour toute l'organisation. Les liens d'entreprise pré-remplissent le bloc « Réseaux sociaux » ; le lien d'avis alimente le bouton « Laisser un avis ».

5. Ajouter des éléments

La signature est faite d'éléments (appelés « blocs ») empilés les uns sous les autres. Pour en ajouter un :

1. Cliquez dans la signature, à l'endroit où vous voulez ajouter l'élément.
2. Dans la colonne de gauche, sous Insérer un bloc, cliquez sur l'élément voulu.

6. Insérer les champs dynamiques (nom, titre, téléphone…)

C'est ce qui permet d'avoir une seule signature pour toute l'équipe : au lieu d'écrire « Marie Tremblay », vous insérez le champ {Nom complet}. Au moment où chaque employé écrit un courriel, ce champ est remplacé par son propre nom, tiré de son profil Microsoft 365. Même chose pour le titre, le téléphone, le service ou l'adresse.

1. Cliquez dans un texte de la signature, à l'endroit précis où le champ doit apparaître.
2. Dans la colonne de gauche, descendez jusqu'à Jetons dynamiques.
3. Cliquez sur le champ voulu, par exemple {Titre}. Il apparaît dans la signature sous forme d'étiquette colorée.

• Identité : prénom, nom, nom complet.
• Poste : titre, département, entreprise.
• Contact : courriel, cellulaire, téléphone.
• Lieu : bureau, adresse, ville, province, code postal, pays.
• Image : la photo de l'employé (si votre organisation a activé cette option), le lien et le code QR de la fiche de contact, ainsi que le nom ou l'entreprise affichés sous forme d'image.
• Liens : le lien de prise de rendez-vous de l'employé (Bookings, Calendly…) et le lien d'avis de l'entreprise. Un clic ajoute directement un bouton « Prendre rendez-vous » ou « Laisser un avis ».
• Avancé : des champs personnalisés de votre annuaire (ext1 à ext15), à utiliser seulement si votre service informatique vous l'indique.

Bon à savoir : si une information est vide pour un employé (par exemple, pas de cellulaire), elle n'apparaît tout simplement pas dans sa signature, sans laisser de trou ni de « undefined ». Un bouton de rendez-vous ou d'avis sans lien disparaît aussi. Si une information est fausse, elle se corrige dans le profil Microsoft 365 de l'employé (centre d'administration Microsoft 365), pas dans l'éditeur ; l'employé peut aussi ajuster ses coordonnées lui-même depuis le volet « Ma signature » du complément dans Outlook.

7. Mettre en forme le texte et ajouter des liens

Le texte se modifie comme dans un traitement de texte : cliquez dedans et tapez. Pour changer son apparence :

1. Sélectionnez le texte (en glissant la souris dessus, ou en double-cliquant sur un mot).
2. Utilisez la barre au-dessus de la signature : police, taille (ou les boutons A− / A+), gras, italique, souligné, couleur du texte, surlignage, alignement, interligne. Le bouton Tx retire la mise en forme.

Pour ajouter un lien (vers votre site, une page de réservation ou une adresse courriel) :

1. Sélectionnez le texte qui deviendra cliquable.
2. Cliquez sur l'icône de chaîne, Insérer un lien.
3. Tapez ou collez l'adresse complète, par exemple https://www.votresite.com (ou mailto:info@votresite.com pour une adresse courriel).
4. Cliquez sur Lier ou appuyez sur Entrée.

Pour modifier un lien existant, cliquez dessus : une petite fenêtre permet de changer l'adresse, la couleur ou la taille, ou de le transformer en texte simple. Conseil : pour un numéro de téléphone ou une adresse courriel, gardez le lien cliquable et donnez-lui la couleur voulue, car Outlook sur mobile peut sinon le recolorer lui-même.

Pour changer la police, la taille ou la couleur de tout le texte d'un coup, ouvrez plutôt la section Style de base du volet de droite.

8. Modifier, déplacer ou supprimer un élément

Pour modifier un élément, cliquez dessus dans la signature. Il s'entoure d'un cadre, et ses réglages s'affichent dans le volet de droite, sous Bloc · … (par exemple, Bloc · Image) :

• Image ou logo : largeur, texte alternatif (lu par les lecteurs d'écran et affiché si l'image est bloquée), lien facultatif, bouton Remplacer l'image. Vous pouvez aussi agrandir l'image en tirant la petite poignée de son coin inférieur droit.
• Réseaux sociaux : ajouter ou retirer un réseau, changer le style des icônes (carré, rond, couleur, monochrome), leur taille et leur espacement.
• Bouton : texte, lien, couleurs, arrondi.
• Texte : alignement, marge intérieure, couleur de fond, filets de séparation.

Pour dupliquer ou supprimer l'élément sélectionné, utilisez la petite barre noire qui apparaît juste à côté (icônes Dupliquer et Supprimer), ou la corbeille rouge du volet de droite.

Pour changer l'ordre des éléments, ouvrez la section Structure du volet de droite : elle liste tous les éléments de haut en bas. Attrapez un élément par sa poignée (les six petits points à gauche) et glissez-le à sa nouvelle place.

Une erreur ? La flèche Annuler en haut de l'écran (Ctrl+Z) revient en arrière, autant de fois que nécessaire.

9. Prévisualiser la signature

Dans l'éditeur, les champs dynamiques apparaissent sous forme d'étiquettes. Pour voir la signature telle que vos destinataires la recevront :

1. Cliquez sur Aperçu, en haut de l'écran (à côté d'Édition).
2. La signature s'affiche au bas d'un courriel fictif, remplie avec des données d'exemple (Marie Tremblay).
3. Pour la voir avec les vraies informations d'un collègue, cliquez sur Employé réel, tapez son adresse courriel professionnelle, puis cliquez sur Tester.
4. Les boutons en haut à droite montrent le rendu en mode clair ou sombre, et sur ordinateur ou mobile.
5. Cliquez sur Édition pour revenir à l'éditeur.

L'aperçu vous prévient aussi des problèmes courants : couleurs qui risquent de mal ressortir en mode sombre, ou icônes de réseaux sociaux masquées parce que leur lien n'est pas renseigné. Le rendu exact peut varier légèrement selon le logiciel de courriel du destinataire.

10. Choisir la signature des réponses et des transferts

Beaucoup d'organisations préfèrent une signature plus courte quand on répond à un courriel. Pour la régler :

1. En haut de l'écran, cliquez sur Réponses (à côté de Nouveau message).
2. Choisissez l'une des quatre options :
   • Identique : la même signature qu'un nouveau message.
   • Compacte (recommandée) : une version courte et sans image, créée automatiquement. Cochez les informations à afficher : nom, titre, entreprise, téléphone, courriel, site web.
   • Personnalisée : une signature distincte, que vous modifiez à part.
   • Aucune : pas de signature dans les réponses.
3. Laissez cochée la case Appliquer aussi aux transferts pour utiliser le même choix quand un employé transfère un courriel.
4. Cliquez sur Nouveau message pour revenir à la signature principale.

11. Qui reçoit la signature ?

Une signature n'est appliquée à personne tant que vous ne l'avez pas « assignée ». Vous pouvez la donner à un groupe Microsoft 365 (par exemple « Ventes » ou « Tous les employés »), à une personne précise ou à une boîte partagée (par exemple « info@ »).

1. Dans le volet de droite, ouvrez la section Ciblage, puis cliquez sur Gérer l'assignation.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cherchez un groupe, une personne ou une boîte partagée dans le champ Rechercher (tapez au moins deux lettres pour les personnes et les boîtes partagées).
3. Cliquez sur le résultat voulu : il passe dans la colonne Cibles retenues, à droite. Cliquez de nouveau dessus pour le retirer.
4. Pour chaque cible, vous pouvez préciser, si besoin :
   • Destinataires : Tous, Interne (seulement quand tous les destinataires sont de votre organisation) ou Externe. Cela permet par exemple une signature plus sobre entre collègues.
   • Langue : selon la langue choisie par l'employé dans Microsoft 365, pour avoir une signature française et une signature anglaise.
   • Fenêtre de diffusion : des dates de début et de fin, pour une signature saisonnière ou un événement.
5. Cliquez sur Terminé.

Si une personne est visée par plusieurs signatures, la règle est simple : une signature donnée à une boîte partagée l'emporte sur celle donnée à une personne, qui l'emporte sur celle donnée à un groupe. Entre deux signatures du même type, c'est le champ Priorité qui tranche : le plus petit nombre l'emporte (100 si le champ est vide).

Important : le bouton Terminé ferme la fenêtre, mais n'enregistre rien. Votre choix n'est sauvegardé qu'au moment où vous cliquez sur Créer ou Enregistrer (étape suivante).

12. Enregistrer et déployer

1. Vérifiez que l'interrupteur Active est allumé (en bleu). Une signature inactive est conservée, mais n'est envoyée à personne.
2. Cliquez sur Créer (ou Enregistrer si vous modifiez une signature existante). Le message « Signature créée » confirme l'enregistrement.

C'est tout : il n'y a rien à faire sur les postes des employés. Le complément Outlook insère automatiquement la bonne signature dans leurs prochains courriels, sur Outlook pour Windows, Mac, le web et mobile.

L'enregistrement est refusé, avec un message clair, s'il manque le nom de la signature ou si la signature est vide. Si vous fermez l'éditeur par erreur avant d'enregistrer, un brouillon est conservé sur votre ordinateur : à la réouverture, cliquez sur Reprendre.

Modifier, dupliquer ou désactiver une signature

Depuis la liste des signatures :

• Voir une signature : cliquez sur sa ligne. Un panneau s'ouvre à droite avec son rendu (nouveau message et réponse) et les groupes qui la reçoivent.
• La modifier : cliquez sur l'icône de crayon de la ligne, ou sur Modifier la signature dans le panneau. Après vos changements, cliquez sur Enregistrer.
• La dupliquer : l'icône de copie crée une copie désactivée et sans ciblage, idéale pour faire une variante (par exemple, une version anglaise) sans toucher à l'originale.
• La désactiver : l'interrupteur de la colonne Statut la coupe ou la réactive immédiatement, sans la supprimer.
• La supprimer : l'icône de corbeille rouge, après confirmation. Cette action est définitive.

Une modification de la section Marque (logo, couleurs, liens) s'applique à toutes les signatures qui utilisent ces éléments, sans avoir à les rouvrir une par une.

Récapitulatif à imprimer

1. Dans la console, cliquez sur Nouvelle signature et donnez un nom à la signature.
2. Ouvrez l'onglet Modèles et cliquez sur le modèle de votre choix.
3. Dans la section Marque du volet de droite, téléversez votre logo, choisissez vos couleurs et collez les liens de votre entreprise.
4. Ajoutez les éléments voulus depuis la colonne Insérer un bloc : logo, réseaux sociaux, bouton, mention légale.
5. Cliquez dans le texte, puis sur un jeton dynamique (nom complet, titre, téléphone) pour l'insérer.
6. Sélectionnez un texte et cliquez sur l'icône de chaîne pour en faire un lien.
7. Cliquez sur un élément pour le régler dans le volet de droite ; déplacez-le dans la section Structure.
8. Cliquez sur Aperçu pour vérifier le rendu, au besoin avec un employé réel.
9. Dans l'onglet Réponses, choisissez la version utilisée pour les réponses et les transferts.
10. Dans la section Ciblage, cliquez sur Gérer l'assignation et choisissez les groupes, personnes ou boîtes partagées.
11. Vérifiez que la signature est Active et cliquez sur Créer.

Questions fréquentes